1) 문서화 및 기록보관의 중요성
문서화와 기록은 서비스의 연속성과 책임성 및 서비스 개선, 평가를 위해 중요하다.
- 서비스의 연속성 : 기록은 서비스나 실천에 대한 연속성을 보장하고 향상시킨다. 사례관리자는 문서화된 기록을 통해 서비스나 실천의 진행과정을 실행계획에 따라 수행해 나갈 수 있다. 서비스의 연속성은 특히 장기나 복잡한 욕구 혹은 다양한 서비스를 필요로 하는 클라이언트에게 중요하다. 최신의 ㅈ어확한 기록은 급박한 상황이나 담당자가 질병이나 휴가 등 자리를 비웠을 때 특별히 중요하다. 좋은 기록은 서비스 제공자간에 서비스의 통합과 조정을 위한 소통을 활성화시킨다.
- 책임성 : 정보공개 요구에 대한 대응과 클라이언트의 욕구에 대한 사례관리자의 대응은 중요하다. 따라서 기록은 클라이언트에 대한 사례관리자의 책임성의 근거가 된다. 문서화된 기록은 클라이언트의 가족, 자금 제공자, 후원자, 법원 등과 같은 이해당사자에 대한 요구에 대응하기 위해 필요할 수도 있다.
- 서비스 개선과 평가 : 잘 정리된 기록은 사례관리자의 생각을 구조화하도록 도움으로써 클라이언트에 대한 서비스 개선이 가능하도록 한다. 축적된 클라이언트의 정보는 서비스 계획, 서비스 개발, 서비스 검토 등을 촉진시킬 수 있다. 또한 문서화된 기록은 프로그램 평가를 위한 기초자료가 된다. 기록된 정보는 근거기반 접근을 위한 가장 기본적인 정보가 되기 때문에 서비스 개선과 평가에 중요하다.
2) 기록에 포함되어야 할 것
기록은 일반적으로 사례관리 실천이 모두 포함되어야 하지만, 클라이언트의 벽ㅇ, 욕구, 역량 및 사례관리 계획, 제공된 서비스와 사례관리 실행, 모니터링과 평가, 클라이언트에 대한 성과, 사례관리 실천 정보 등이 핵심적으로 포함되어야 한다. 사례관리 실천 정보는 클라이언트, 가족체계, 그리고 다른 서비스 제공자나 기관과 접촉한 날짜, 시간, 내용과 사례회의, 슈퍼비전 등이다. 또한, 특정한 제안이 채택되거나 거부된 이유 및 서비스의 의뢰, 이전, 종결에 대한 근거 등이 기록되어야 한다.
문서화에는 사례관리 실천의 모든 과정-사정, 서비스 계획, 실행, 모니터링, 실천에 대한 평가와 개선, 서비스의 이전 및 종결-에 관련된 클라이언트의 고지된 동의를 담아야 한다.
3) 기록원칙
기록은 간단명료해야 하고, 정확해야 하고, 최근 것으로 업데이트 되어야 하고, 의미있고, 내적으로 일관되어야 한다. 이 밖에도 사례관리자는 클라이언트가 사용한 단어, 이야기, 목적, 그리고 피드백을 기록에 담아냄으로써 자신의 실천이 클라이언트의 참여를 반영하고 있다는 것을 나타내야 한다.
4) 기록보관, 이전, 폐기를 위한 지침원리
(1) 기록보관
- 기록저장 : 기록은 사례파일이나 데이터베이스 등의 형태로 저장될 수 있다. 기관은 기록저장에 대한 합리적 절차와 과정 및 수단을 확보해야 한다.
- 기록보안 : 기관은 클라이언트 기록의 비밀보장을 담보할 수 있는 정채과 규정을 마련해야 한다.
- 기록 접근성 : 클라이언트는 자신들의 기록에 접근할 수 있어야 하는데, 그러한 경우 다른 사람의 정보가 노출되지 않도록 해야 한다.
(2) 정보의 이전
- 비밀유지 : 다른 사람이나 기관에 정보를 전달할 때는 비밀이 유지될 수 있는 방안을 강구해야 한다.
- 합의 : 공익이나 클라이언트의 목적을 위해서 클라이언트의 정보를 제공하는 경우에도 반드시 클라이언트의 동의를 얻어야 한다.
- 정보 공개 : 클라이언트의 민감한 정보는 노출되지 않도록 해야 한다.
(3) 정보의 유지화 폐기
- 기록 업데이트 : 기록은 최신 정보로 업데이트 되어야 한다.
- 폐기 : 기관의 정책에 따라 달라질 수 있으나 일반적으로 서비스 종결 후 3년을 보관하고, 클라이언트 확인하에 폐기하거나 폐기예정 혹은 폐기한 사실을 고지해 준다.
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